Las reuniones corporativas han sido durante décadas una piedra angular en el funcionamiento de las empresas, pensadas para fomentar la colaboración y la innovación. Sin embargo, en la actualidad, estos encuentros se han ganado una fama bastante negativa debido a su ineficacia y a la creciente sensación entre los trabajadores de que les roban tiempo valioso sin generar resultados tangibles. Esta problemática ha impulsado a varios líderes empresariales, entre ellos Jamie Dimon, Jensen Huang y Brian Chesky, a implementar hábitos poco convencionales en sus reuniones con el objetivo de optimizarlas y dotarlas de un propósito real. El CEO de JPMorgan Chase, Jamie Dimon, ha sido muy enfático respecto a la importancia de la atención y el respeto durante las reuniones. En su carta anual a los accionistas, Dimon describió el comportamiento distraído que muchos asistentes tienen, atendiendo mensajes de texto, correos electrónicos o distrayéndose con notificaciones, como una falta de respeto y una pérdida de tiempo.
Para Dimon, el compromiso total durante una reunión es esencial, ya que cualquier distracción compromete la efectividad de la interacción y el valor de la agenda propuesta. Esta postura refleja una conciencia creciente en el mundo corporativo sobre la necesidad de recuperar el enfoque en las reuniones, evitando la multitarea y promoviendo la presencia plena. La frustración general con el formato tradicional de estas sesiones es tan palpable que estudios recientes han revelado datos alarmantes. Por ejemplo, un estudio de Atlassian de 2024 indicó que cerca del 72% de las reuniones son percibidas como inefectivas. Además, más de la mitad de los trabajadores reportaron que deben hacer horas extras para compensar el tiempo perdido en reuniones improductivas.
Esta caída en la productividad ha provocado que incluso las nuevas generaciones de trabajadores, como los integrantes de la Generación Z, expresen en redes sociales cómo prefieren comunicarse por correo electrónico antes que perder tiempo en reuniones que podrían resumirse en mensajes claros y concisos. Por otra parte, Jensen Huang, CEO de Nvidia, ha adoptado un enfoque radicalmente diferente al eliminar completamente las reuniones uno a uno. Huang considera que muchas de estas sesiones personalizadas se convierten en pérdida de tiempo o incluso en espacios que desvían la atención hacia asuntos emocionales que no favorecen el ritmo de trabajo deseado. Su método busca priorizar encuentros grupales bien estructurados y enfocados en objetivos concretos, evitando distracciones personales y maximizando la eficiencia de cada minuto invertido en una reunión. Brian Chesky, cofundador y CEO de Airbnb, también expresa escepticismo hacia la estructura típica de las reuniones corporativas.
Chesky advierte que las reuniones excesivas o mal dirigidas tienden a transformarse en sesiones que se parecen más a terapias grupales que a espacios productivos en donde se toman decisiones. Para él, hablar de manera excesiva sin un propósito claro puede estancar la dinámica de trabajo e incluso generar frustración entre los equipos. Su propuesta favorece reuniones breves, con agendas claras y donde se privilegia el diálogo sintético y orientado al logro de metas específicas. Al sumar estas perspectivas, se observa una tendencia común a desmitificar el formato clásico de las reuniones. No solo se cuestiona su frecuencia, sino también su duración, estructura y calidad.
Entre los ejecutivos exitosos hay conciencia de que una reunión realmente efectiva debe asegurar la participación activa, el compromiso mental y la reducción de distracciones tecnológicas y personales. En este sentido, Jeff Bezos aporta una visión opuesta que también resulta muy instructiva. El fundador de Amazon sostiene que el caos en las reuniones puede ser positivo porque puede generar debates más naturales y espontáneos. Según Bezos, las reuniones demasiado pulidas y controladas pueden limitar la creatividad y la expresión libre de ideas, que a menudo surgen en contextos donde la incertidumbre es parte del proceso. Este concepto sugiere que no existe una fórmula única para optimizar las reuniones, sino que la clave está en conocer el estilo y la cultura de cada organización para encontrar el equilibrio adecuado entre estructura y flexibilidad.
Las nuevas formas de concebir las reuniones corporativas también están respondiendo a las demandas tecnológicas y sociales de los tiempos actuales. La globalización y el trabajo remoto han obligado a diversificar las modalidades de encuentro, facilitando el uso de plataformas digitales que permiten ahorrar tiempo y recursos. Sin embargo, esto también ha aumentado la saturación de reuniones virtuales, lo que a su vez ha causado fatiga y disminuido la atención. Por ello, los líderes reconocen la necesidad urgente de repensar los encuentros, buscando optimizarlos en cantidad, calidad y duración. Los trabajadores, por su parte, abogan por una cultura empresarial donde la comunicación sea ágil y directa.
La frase popular “Esto podría haber sido un correo electrónico” se ha convertido en un manifiesto en contra de reuniones innecesarias. Esta crítica resalta un deseo colectivo de ganar tiempo para realizar tareas que realmente producen valor. Por lo tanto, hay un movimiento creciente hacia la reducción del tiempo destinado a reuniones, priorizando sólo aquellas que tengan objetivos claros y resultados medibles. Las empresas más innovadoras están también explorando formatos alternativos, como las reuniones de pie, que buscan fomentar la brevedad y la concentración, o los encuentros en ambiente informal que estimulan la interacción creativa, fuera del entorno rígido de una sala de juntas. Asimismo, algunas organizaciones delimitan espacios en la agenda semanal dedicados exclusivamente a concentración y trabajo profundo, libres de cualquier interrupción derivada de reuniones o consultas improvisadas.
En conclusión, la transformación de los hábitos en las reuniones corporativas, impulsada por líderes destacados como Jamie Dimon, Jensen Huang y Brian Chesky, es un reflejo directo de los cambios culturales, tecnológicos y generacionales que vive el mundo empresarial. Este giro busca adecuar las formas tradicionales de interacción para evitar el desperdicio de tiempo, aumentar la productividad y satisfacer las expectativas de una fuerza laboral cada vez más exigente y orientada a resultados tangibles. Queda claro que para que las reuniones cumplan su verdadera función, deben diseñarse con respeto por el tiempo de los participantes, agendas concretas y un compromiso total durante su desarrollo. Solo así se podrá aprovechar el auténtico potencial de colaboración e innovación que ellas pueden ofrecer.
