En la era digital actual, los departamentos de Recursos Humanos (RR.HH.) se enfrentan a un desafío cada vez mayor: cómo gestionar y compartir datos confidenciales de empleados sin comprometer su seguridad ni la integridad de la empresa. La adopción creciente de plataformas basadas en la nube y el uso de múltiples proveedores que ofrecen servicios especializados han transformado la manera en que se administra esta información. Sin embargo, esta transformación también ha incrementado los riesgos de violación de datos y ataques cibernéticos dirigidos a esta información sensible.
Los líderes de Recursos Humanos deben ser conscientes de que la cantidad y tipo de datos que se almacenan y comparten pueden tener un impacto importante en la vulnerabilidad de la organización frente a ataques externos. Información que va desde datos personales básicos hasta registros médicos, detalles de beneficios y compensaciones, pueden estar en riesgo si no se adoptan las medidas adecuadas. Por eso, es fundamental mantener un control riguroso sobre lo que se comparte con cada proveedor, evaluando el mínimo necesario para proveer un servicio eficaz. Es común que los equipos de RR.HH.
trabajen con grandes bases de datos que contienen información completa de los empleados. Sin embargo, una práctica frecuente —y riesgosa— es compartir esa base de datos completa con todos los proveedores sin discriminar qué información es realmente necesaria para cada uno. Esta práctica aumenta la superficie de ataque en caso de una brecha de seguridad y expone a la organización a posibles sanciones legales y pérdida de confianza por parte de los empleados. Uno de los principales riesgos está asociado con el uso de servicios basados en la nube, cada vez más populares por la flexibilidad y escalabilidad que ofrecen. No obstante, las brechas en la seguridad de la nube han aumentado un 25% en el último año según informes de expertos en ciberseguridad.
Esto refleja que los actores maliciosos están constantemente buscando vías para acceder a datos confidenciales o colocar software malicioso a través de estas plataformas. Para mitigar estos riesgos, es imprescindible que los líderes de RR.HH. establezcan políticas claras sobre qué tipo de datos se pueden compartir y bajo qué circunstancias. Además, deben evaluar y exigir a sus proveedores información detallada sobre sus protocolos de seguridad y respaldos tecnológicos.
La selección cuidadosa de proveedores, sumada a la exigencia de certificaciones y auditorías de seguridad, es clave para proteger la información de los empleados. También es necesario un cambio cultural en la gestión de datos internos. La idea de enviar una única base de datos completa a múltiples proveedores debe ser reemplazada por una estrategia donde se analice y determine el nivel mínimo de información que cada servicio externo realmente necesita. Este proceso no solo reduce el riesgo, sino que puede facilitar el cumplimiento con normativas internacionales como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) o las leyes locales de privacidad. Además, los líderes deben fomentar la capacitación constante del equipo de RR.
HH. en temas de protección de datos y seguridad de la información. La toma de conciencia sobre la importancia de manejar adecuadamente la información sensible es un factor clave para evitar errores humanos que, en muchas ocasiones, generan vulnerabilidades críticas. Es vital también implementar herramientas tecnológicas que permitan la gestión segura de los datos, como sistemas de encriptación, control de accesos y monitoreo constante de actividad. Estas medidas tecnológicas actúan como una capa adicional de protección y permiten detectar posibles intentos de intrusión o uso indebido de la información.
El compromiso ético con la privacidad y la protección de datos no solo protege a los empleados, sino que también fortalece la imagen de la empresa y su reputación en el mercado. En un mundo donde la confianza digital es un activo valioso, cuidar cómo se comparte y protege la información se convierte en un diferenciador competitivo. Finalmente, es importante destacar que la responsabilidad sobre la seguridad de los datos no recae únicamente en el departamento de tecnología o en los proveedores, sino que es una tarea transversal que involucra a toda la organización. Los líderes de RR.HH.
deben trabajar en conjunto con otros departamentos para garantizar que las políticas de protección se integren en todos los niveles y procesos. En conclusión, la forma en que los líderes de Recursos Humanos manejen la compartición de datos de empleados jugará un papel crucial en la seguridad y éxito organizacional. Adoptar prácticas responsables, evaluar cuidadosamente a los proveedores y aplicar medidas tecnológicas y culturales robustas permitirá enfrentar los desafíos emergentes y mantener la integridad de la información en un entorno cada vez más digital y conectado.
