En el mundo actual de la tecnología y las operaciones empresariales, la gestión eficiente de los riesgos operacionales es una preocupación constante. Sin embargo, un error frecuente que cometen muchas organizaciones es intentar solucionar problemas complejos añadiendo capas interminables de procesos y aprobaciones. Este fenómeno, aunque motivado por el deseo legítimo de controlar riesgos, a menudo genera una burocracia innecesaria que termina por entorpecer la agilidad y eficacia operativa en lugar de fortalecerla. Muchos equipos de Ingeniería de Confiabilidad del Sitio (SRE, por sus siglas en inglés) y operaciones tienden a implementar procesos adicionales, especialmente capas extra de aprobaciones para cambios en esquemas de bases de datos, despliegues de servicios o lanzamientos de clientes. En teoría, dichas operaciones deberían gestionarse por medio de una planificación, programación y revisión clara ejecutada por el dueño del proyecto o responsable técnico.
Sin embargo, en la práctica, numerosas compañías crean redundancias que exigen la aprobación no solo del dueño del proyecto, sino también de sus supervisores directos o incluso de niveles más altos de liderazgo. La justificación de estas múltiples aprobaciones suele basarse en la idea de asignar responsabilidad y control a los líderes, bajo el argumento de que estos deben tener derechos de supervisión para garantizar la responsabilidad. Pero esta lógica presenta un problema fundamental: los líderes no están en condiciones de entender en detalle las especificidades técnicas de múltiples proyectos simultáneamente. Si un líder realmente dominará la información técnica necesaria para aprobar cambios, entonces, de facto, debería ser considerado el dueño del proyecto. De otra manera, el proceso actúa más como una herramienta performativa para aparentar control que como un mecanismo efectivo para gestionar riesgos.
Los costos que implican estos procesos adicionales no necesariamente se traducen en una mejor calidad en el control de riesgos. Al contrario, estos trámites prolongan tiempos críticos para ejecutar cambios urgentes, generando demoras innecesarias y abriendo la puerta a que los equipos busquen atajos o soluciones informales que pueden aumentar la probabilidad de errores al evadir el proceso burocrático. Una estrategia más efectiva para mitigar riesgos pasa por el desarrollo de criterios claros y objetivos para evaluar riesgos, que puedan ser utilizados directamente por los propietarios de los proyectos. Estos criterios deben estar complementados con herramientas adecuadas, automatización de validaciones y sistemas de alertas proactivas que detecten condiciones problemáticas antes de que se conviertan en incidentes críticos. La automatización puede reducir la necesidad de intervenciones humanas en tareas repetitivas y disminuir la probabilidad de errores humanos, mientras que los sistemas de alarmas tempranas permiten una respuesta oportuna sin necesidad de detener el flujo operativo.
Adicionalmente, implementar protocolos que requieran una justificación explícita para operaciones de alto riesgo durante períodos críticos contribuye a que las acciones sean más conscientes y responsables, sin requerir múltiples capas de aprobación. Este enfoque otorga autonomía y confianza a los equipos técnicos, a la vez que mantiene un nivel adecuado de control, favoreciendo la agilidad en la toma de decisiones. El problema fundamental detrás de la proliferación de procesos innecesarios radica en la asimetría de información. Los líderes, por su posición jerárquica, están alejados de los detalles técnicos y, como consecuencia, dependen de mecanismos indirectos y a veces performativos para demostrar que supervisan y controlan el riesgo. Sin embargo, estas capas adicionales pueden saturar el sistema, generando fatiga y desmotivación en los equipos técnicos que deben navegar en un mar de trámites y aprobaciones constantes.
En lugar de consolidar procesos de aprobación extensos, las organizaciones deben enfocarse en fortalecer la capacidad de evaluación y respuesta de los propios propietarios del proyecto. Capacitar a los responsables técnicos para identificar, analizar y mitigar riesgos de manera autónoma es una inversión mucho más provechosa que aumentar controles burocráticos. Además, promover una cultura de transparencia donde se documenten claramente las decisiones y se utilicen métricas precisas ayuda a generar confianza en los líderes sin necesidad de revisar cada cambio minuciosamente. Un elemento crucial para transformar esta dinámica es la integración de herramientas que permitan la validación automática y continua de cambios técnicos, evitando que solo se detecten errores una vez aplicados los cambios en producción. La resiliencia organizacional se mejora significativamente cuando los equipos cuentan con sistemas de soporte que permiten monitorear en tiempo real, informar anomalías y prevenir impactos adversos antes de que ocurran.
Cabe destacar que este enfoque no implica eliminar todos los controles o requisitos de supervisión, sino recalibrar el equilibrio entre control y autonomía. Garantizar que los procesos establecidos sean realmente útiles y estén orientados a agregar valor es esencial. Esto significa eliminar capas redundantes y reemplazarlas con mecanismos que mejoren la calidad de las decisiones, la velocidad de respuesta y la efectividad operativa. Por último, es crucial mantener un diálogo abierto entre los niveles técnicos y de liderazgo para alinear expectativas y responsabilidades. El liderazgo debe entender que asumir un rol activo en los detalles técnicos que revisan no siempre es posible ni eficiente.
Por ello, apoyarse en métricas, reportes automatizados y revisiones puntuales con los expertos responsables permite mantener un buen nivel de gobernanza sin caer en la rigidez burocrática. En resumen, las organizaciones que desean mejorar la gestión de riesgos operativos deben abandonar la tentación de agregar procesos y aprobaciones redundantes que solo agregan costos y retrasos. La verdadera eficiencia radica en empoderar a los responsables técnicos con criterios claros, herramientas automatizadas y protocolos de justificación específicos, creando así un ambiente de confianza y responsabilidad que mantenga la calidad y agilidad necesarias en un entorno tecnológico cada vez más dinámico y exigente.
